Tugas Pengantar Kearsipan dan Dokumentasi

PENGANTAR KEARSIPAN DAN DOKUMENTASI

Intan Winda Oktavia

150214602943

S1 Ilmu Perpustakaan

1. Organisasi berhubungan dengan arsip

               Arsip yang dalam istilah bahasa Indonesia adalah warkat , pada dasarnya dapat diberikan pengertian sebagai setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenaini suatu persoalan ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat orang itu pula.

              Arsip merupakan rekaman informasi dari aktivitas dan kegiatan suatu organisasi.

Sebagai rekaman informasi arsip dapat digunakan untuk perencanaan, pelaksanaan serta

pengawasan kegiatan organisasi. Dengan memanfaatkan arsip seoptimal mungkin dapat

dicapai tujuan manajemen modren yaitu perencanaan yang matang, pelaksanaan yang tepat

serta pengawasan yang ketat. 

Arsip dalam artian organisasi adalah bertanggung jawab:

1. menyelenggarakan penilaian arsip,

2. mengumpulkan arsip,

3. menyediakan/ menyajikan bahan arsip sehingga mudah diakses.

Mengingat pentingnya arsip dalam suatu organisasi maka arsip

harus selalu dikelola dengan baik dan benar sesuai dengan prinsip serta tujuan manajemen

kearsipan, yaitu dapat menyediakan arsip dengan cepat, tepat, lengkap, dan efisien.

2. Pembagian Organisasi Kearsipan 

Organisasi kearsipan adalah suatu organisasi atau bagian dari organisasi yang mengelola:

1. Arsip inaktif suatu lembaga pencipta. 

    Contoh : Instansi pemerintah pusat dan BUMN.

2. Arsip statis

    Contoh: Arsip Nasional Republik Indonesia

3. Arsip inaktif dan arsip statis

    Contoh: Lembaga Kearsipan Provinsi, Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota, Arsip Universitas

Organisasi kearsipan dapat dibedakan menjadi 2, yaitu :

1. Unit Kearsipan

    Unit kearsipan merupakan suatu bagian dari organisasi/ suatu organisasi yang ditugaskan  mengarahkan, mengendalikan arsip aktif, juga menyimpan, dan mengelolah arsip - arsip inaktif yang berasal dari unit - unit pengolah (satuan kerja) dalam lingkungan lembaga negara serta badan pemerintah masing - masing.

Contoh: Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Perguruan Tinggi Negeri, BUMN, dan BUMD.

2. Lembaga Kearsipan

          Lembaga kearsipan adlah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di budang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. 

Contoh: ANRI, Lembaga Kearsipan Provinsi, Arsip Perguruan Tinggi.